Integritetspolicy

Grunden till Jönköpings Borgarekassa och Bjuggska Fonden lades år 1815. Då bildade borgareskapet i Jönköpings stad en understödskassa. Avkastningen av den skulle utdelas till ”åldrige och behöfvande borgare samt deras enkor och barn”.  Sedan år 1985 får avkastningen även användas för stipendier till vissa studeranden. Jönköpings Borgarekassa och Bjuggska Fonden, som har ca 100 delägare, är numera en stiftelse, nedan kallad ”Stiftelsen” eller ”vi”.

Stiftelsen värnar om individens personliga integritet och är mån om att personuppgifter behandlas på ett säkert, korrekt och lagenligt sätt. Stiftelsen samlar in och behandlar personuppgifter i dess verksamhet. Personuppgifter är varje uppgift som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk person som är i livet.

 

Behandling av personuppgifter

Stiftelsen får in ansökningar om delägarskap, understöd och stipendier. De personuppgifter och underlag till ansökningar, som stiftelsen har är lämnade av sökanden. Personuppgifter kan komma att kompletteras, inhämtas och kontrolleras genom användandet av offentliga register såsom folkbokförings-registret och hemsidor etc.

Delägarna är upptagna i en s.k. delägarförteckning med namn, yrke, födelseår, år då delägaren invaldes, adress, den rörelse, som delägaren bedrev vid invalet samt e-postadress. Uppgifterna lämnas av den registrerade i samband med ansökan om delägarskap. Aktuell adress kan även inhämtats från offentliga register. Uppgifter om delägarna sparas i delägarförteckning, ansökningshandlingar och protokoll i syfte att fullgöra avtalsrelationen med delägaren samt för att fullgöra rättsliga skyldigheter gällande redovisning m.m. Uppgifterna i delägarförteckningen, protokoll och ansökningshand-lingar bevaras  så länge delägaren är delägare och därefter för historiska- och arkivändamål så länge uppgifterna är relevanta för ändamålet.

Understödstagares ansökningshandlingar innefattande uppgifter om sökandens ekonomiska situation m.m. insamlas från den sökande i samband med ansökan och omprövning av understöd. Uppgifterna behandlas för att Stiftelsen ska kunna fullgöra sina åtaganden gentemot understöds-tagaren samt för att fullgöra rättsliga skyldigheter, som t.ex. redovisning och bokföring av utbetalade medel. Uppgifterna sparas så länge understöds-tagaren uppbär understöd. När understödstagares understöd upphör raderas personuppgifterna. Understödstagares namn förekommer i protokoll, som sparas för arkiverings- och historiska ändamål. Uppgifter som behandlas avseende sökanden som ej beviljas understöd raderas så snart ansöknings-förfarandet är slutfört.

Stipendiesökanden och Stipendiater upptas terminsvis i en förteckning innehållande, såvitt nu är av intresse, namn, utbildning och/eller läroanstalt, ställningstagande, och beträffande de som fått stipendium, storleken på det och personnummer. Underlagen för ansökningarna förvaras i bokstavs-ordning i pärmar terminsvis. För dem, vars ansökningar avslås raderas sökandens namn ur förteckningen och underlagen för ansökningen kasseras så snart samtliga ansökningar för aktuell termin prövats. Förteckningar över dem som beviljats stipendium behandlas för att Stiftelsen ska kunna fullgöra sina åtaganden gentemot stipendiaten samt för att fullgöra rättsliga skyldigheter, som t.ex. redovisning och bokföring av utbetalda medel. Stiftelsen behandlar även fotografier av stipendiater och anmälningar i samband med stipendieceremonin. Fotografier och namn behandlas även för publicering på Stiftelsens hemsida och i informationssyfte. Efter utbetalning av stipendium sparas de uppgifter som nämnts i första meningen avseende stipendiaten. Det kan ha ett historiskt intresse att se vem som mottagit stipendium och till vilka utbildningar och med vilka belopp stipendier under årens lopp beviljats. Eftersom stiftelsen är restriktiv med utdelning av stipendier till samma person flera gånger är det nödvändigt att kunna kontrollera om en sökande tidigare fått stipendium. För detta syfte krävs att Stipendiatens namn och personnummer sparas. Underlagen för ansökningarna kasseras under alla förhållanden efter tio år. Stiftelsens utgångspunkt är att Stiftelsens intresse att spara uppgifter gällande dem som beviljats stipendium väger tyngre än stipendiatens intresse av att uppgifterna inte behandlas.

Övriga intressenters kontaktuppgifter, som namn och e-postadress och övrig information som lämnas till Stiftelsen vid kontakt eller frågor till Stiftelsen från allmänheten eller andra intressenter via kontaktformuläret på hemsidan eller på annat sätt, behandlas för att Stiftelsen ska kunna kommunicera med den registrerade och besvara förfrågningar. Stiftelsen bedömer som utgångspunkt att detta intresse överväger den registrerades intresse av att uppgifterna inte behandlas. Uppgifterna sparas så länge som är nödvändigt för att uppfylla syftet med behandlingen och raderas löpande därefter.

 

Delning av insamlade uppgifter

Insamlade uppgifter delas med Stiftelsens IT-leverantör, banker samt med stiftelsens revisor genom dennes granskning av stiftelsens bokföring. Stiftelsen har personuppgiftsbiträdesavtal med de personuppgiftsbiträden som hanterar personuppgifter på uppdrag av Stiftelsen. Banker och revisorer är självständigt personansvariga för personuppgifter i deras respektive verksamheter, innebärande att det är företagets integritetspolicy som gäller för personuppgiftshanteringen det utför.

 

Hur skyddas insamlade uppgifter

Elektroniskt förtecknade uppgifter finns på endast en dator försedd med brandvägg och med lösenord. Analoga uppgifter och underlag förekommer i endast ett exemplar och förvaras på betryggande sätt. Stiftelsen tillser att medarbetare, förtroendevalda eller andra som hanterar personuppgifter åtar sig att behandla uppgifterna med sekretess.

 

Den registrerades rättigheter

Enligt gällande personuppgiftslagstiftning har du rätt att efterfråga ett registerutdrag med information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig. Stiftelsen har rätt att kräva att du kan identifiera dig, innan utlämnande, till undvikande av obehörig åtkomst av personuppgifter.

Du har dessutom rätt att, när som helst, begära att personuppgifter rättas, behandlingen begränsas eller att vi ska radera de uppgifter vi behandlar om dig. För det fall Stiftelsen är skyldigt enligt lag att fortsätta med lagring av personuppgifterna, kan uppgifterna dock enbart blockeras. Du har även under vissa förhållanden rätt att få del av dina uppgifter i ett maskininläsbart format eller om det är tekniskt möjligt, att få uppgifterna överförda till en tredje part som du anvisar. Om vi behandlar dina personuppgifter med stöd av samtycke, har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke avseende fortsatt behandling. Du har vidare rätt att motsätta dig behandlingar som vi utför med stöd av en intresseavvägning.

 

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är Stiftelsen Jönköpings Borgarekassa och Bjuggska fonden, org.nr. 826000-9165, Box 320, 551 15 Jönköping. Vid eventuella frågor, synpunkter och klagomål rörande vår hantering av dina person-uppgifter kontakta oss i första hand på info@bjuggskafonden.se

 

Tillsynsmyndighet

Om du anser att Stiftelsen bryter mot gällande personuppgiftslagstiftning har du möjlighet att vända dig till Datainspektionen. På Datainspektionens hemsida, www.datainspektionen.se, finns ytterligare information om hur du går tillväga.

 

Ändringar

Vi förbehåller oss rätten att göra ändringar i vår integritetspolicy. Du hittar den senaste versionen på vår webbplats. Vid uppdateringar av avgörande betydelse kommer kommuniceras med dig innan ändringen träder i kraft.

 

Denna policy uppdaterades den 11 juli 2018.

Integritetspolicy.pdf